Le evidenze dello svolgimento di alcune attività sono normalmente disponibili attraverso la consultazione di registrazioni che attestano l’attuazione di quanto pianificato, in maniera conforme a quanto determinato dai requisiti legali, dai requisiti degli standard adottati nonché dai requisiti dei clienti.

In particolar modo, questi ultimi requisiti possono impattare in maniera significativa sulla mole e sulla qualità della documentazione necessaria/richiesta. Infatti, clienti che siano dotati di specifiche tecniche e/o “code of practice” (COP) particolarmente elevati per quanto riguarda il contenuto tecnico-normativo, possono richiedere documenti e registrazioni aggiuntivi rispetto alla normativa cogente.

Gli standard, le linee guida, i codici di buona pratica sono molteplici e quindi è necessario prendere in considerazione, chiaramente in prima battuta, i requisiti adottati dal sito e secondariamente i possibili eventuali sviluppi anche in ottica di implementazione/integrazione di altri standard e/o di miglioramento continuo.

Tra gli standard a cui il presente contributo fa riferimento, si citano le rispettive edizioni correnti di BRCGS, IFS, ISO 22000:2018, TESCO, M&S. È possibile affermare che alcuni requisiti siano comuni a tutti i siti, in considerazione sia della normativa cogente ma anche dei più diffusi standard di sicurezza alimentare.

Requisiti comuni a tutti i siti

Senza alcuna pretesa di esaustività, tra questi documenti si citano:

1. Informazioni dettagliate sul fornitore dei servizi di pest management (qualora l’attività sia affidata all’estero) e informazioni dettagliate sul sito oggetto di tale attività, includendo anche i riferimenti per eventuali emergenze e la lista del personale operativo presso il sito in termini di attività di Pest Management. Se l’attività è affidata all’esterno, è necessario avere a disposizione la visura camerale del fornitore esterno, nonché gli estremi della polizza di assicurazione civile e professionale dello stesso. Qualora il fornitore di servizi abbia adottato e certificato standard volontari (ISO 9001, UNI EN 16636, UNI 11381, ecc.), è fortemente consigliabile mettere a disposizione i rispettivi certificati.
2. Analisi dei pericoli e valutazioni dei rischi, con specifico riferimento alle attività degli infestanti. Tale documento rappresenta l’output di molteplici attività, tra cui un’ispezione iniziale/periodica del sito (soprattutto in caso di prima valutazione) e/o un riesame di tutte le evidenze e risultanze derivanti dalle attività svolte nell’immediato passato (per es. nell’anno precedente). La valutazione dei rischi deve essere oggetto di riesame ed eventuale revisione con cadenza almeno annuale, a seguito di modifiche sostanziali ai processi e/o alla struttura del sito e/o a seguito di gravi infestazioni. L’analisi dei pericoli e valutazioni dei rischi costituisce di fatto l’input più significativo per il piano di gestione e controllo delle infestazioni propriamente detto. Sebbene rimarcato anche negli standard di Food Safety più diffusi, tutt’oggi si assiste ancora a un mancata applicazione (totale o parziale) di tale richiesta. Sono, tuttavia, disponibili esempi di analisi dei pericoli e valutazioni dei rischi, facilmente fruibili e replicabili dalle Parti: per es., si faccia riferimento al contenuto della PdR 86:2020 e alla recente linea guida IFS relativa al pest control (versione 2 del 2022). Nell’ambito della valutazione dei rischi potrebbero essere inseriti i riferimenti necessari per consolidare alcune scelte tecnico-operative, quale l’uso permanente dei rodenticidi in alcune aree del sito, in accordo con quanto riportato nell’etichetta dei biocidi selezionati.
3. Piano di gestione e controllo delle infestazioni / specifiche tecniche del servizio. Assieme all’analisi dei pericoli e alla valutazione dei rischi, rappresenta una delle componenti più importanti del sistema documentale che supporta il sistema di gestione degli infestanti.
   Nel piano di gestione e controllo delle infestazioni (e nelle relative specifiche) deve essere ben chiaro l’approccio secondo i principi del IPM (Integrated Pest Management) e l’orientamento alla sostenibilità (con particolare riferimento agli aspetti ambientali), indicando gli infestanti di interesse, le tecniche adottate, il numero di visite annuali, il numero dei dispositivi dislocati, nonché le modalità di gestione di eventuali deviazioni/infestazioni. Il piano di gestione e controllo delle infestazioni e le specifiche tecniche del servizio sono parte integranti del contratto (che comprende anche le relative condizioni economiche e di fornitura generali del servizio). Nell’ambito del piano di gestione e controllo delle infestazioni e/o del contratto di servizio devono inoltre essere definite chiaramente le responsabilità delle parti coinvolte, la documentazione da produrre e quant’altro necessario per dettagliare precisamente il servizio/attività da svolgere. Le specifiche tecniche, infine, dovrebbero anche comprendere eventuali istruzioni per la gestione delle emergenze (per es. sversamento di pesticidi, dispersione di esche rodenticide, etc.).
4. Limiti critici e lista degli interventi per gestire le infestazioni (azioni correttive): a seguito di un’adeguata valutazione dei rischi, i limiti critici di accettabilità (o soglie di intervento) relativi alla presenza di infestanti rilevati con il sistema di monitoraggio in essere, discriminano la conformità dalla non conformità. I limiti critici, i cui valori per infestante e tipologia di azienda, non sono disponibili in linee guida/disposizioni cogenti, dovrebbero essere più realistici possibile, al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei prodotti e del sito nei confronti degli infestanti. Soglie di intervento troppo elevate potrebbero esporre il sito a reclami dal mercato, rilievi da parte degli organismi di controllo, con relative conseguenze di carattere legale, economico e ripercussioni sulla reputazione. Anche i limiti critici, come la valutazione dei rischi, possono essere oggetto di revisione periodica.
5. Calendario delle attività di routine (visite volte alla verifica delle catture degli infestanti attraverso le trappole dislocate e alla verifica di funzionalità dei dispositivi stessi), comprendente anche le frequenze di sostituzione di attrattivi/feromoni e tubi UV-A per i dispositivi destinati al monitoraggio degli insetti volanti. L’effettiva erogazione dei servizi/svolgimento delle attività non dovrebbe discostarsi molto da quanto pianificato, in funzione della valutazione del rischio effettuata.
6. Registrazioni dei servizi, attraverso rapporti di servizio, schede di monitoraggio e tutte le registrazioni necessarie per tracciare le attività, comprese le eventuali infestazioni. Nell’indicare la presenza di infestanti e/o le loro tracce è consigliabile essere più precisi possibili nell’indicare la specie rilevata. Allo stesso tempo, qualora si faccia uso di prodotti biocidi e/o prodotti fitosanitari sarà necessario indicare la data e l’ora del trattamento, l’infestante trattato, il luogo di applicazione, il nome commerciale del prodotto impiegato, le sostanze attive contenute nel pesticida, le quantità utilizzate e il metodo di applicazione. È consigliabile inoltre indicare anche il lotto di appartenenza del prodotto impiegato. È necessaria la disponibilità delle schede tecniche, delle etichette e delle MSDS dei prodotti impiegati. L’impiego di biocidi e/o fitosanitari in un sito deve essere sempre formalmente approvato dall’impresa alimentare, su eventuale proposta del fornitore professionale di servizi di pest control. Le registrazioni di servizio/attività possono comprendere anche le check-list relative ai controlli periodici svolti internamente dal personale dell’impresa alimentare, al fine di verificare eventuali problematiche, anche legate al rilevamento di tracce degli infestanti, posizionamento delle trappole, etc.

Tali registrazioni, che potremmo definire genericamente come rapporti di visita, dovrebbero, inoltre, riportare:

• una numerazione consecutiva;
• indicazione precisa della tipologia di attività svolta;
• indicazioni relative a raccomandazioni e consigli per la gestione delle criticità ambientali e gestionali;
• indicazioni sulla tipologia e sull’estensione dell’infestazione (se rilevata);
• commenti utili per la successiva visita di routine;
• indicazioni relative all’eventuale apertura di NC ed eventuali follow-up necessari;
• indicazioni, in caso di trattamenti con pesticidi, dei tempi di rientro e delle misure necessarie per evitare la contaminazione dei prodotti e al ripristino degli ambienti trattati (tali aspetti dovrebbero già essere specificati preventivamente in fase di pianificazione dell’intervento e indicato nelle specifiche tecniche).

7. Registri delle NC e delle azioni correttive/preventive, al fine di tracciare accuratamente ogni attività svolta a seguito di rilievi (derivanti anche da ispezioni e audit), l’apertura, la chiusura e la verifica dell’efficacia di quanto attuato, compresa l’analisi delle cause.
8. Planimetria delle aree oggetto dell’attività di Pest Management (eventualmente indicando i diversi gradi di rischio) e dei dispositivi ubicati nel sito. Anche gli stessi cartelli segnalatori installati per indicare i dispositivi collocati nel sito rappresentano dei moduli e quindi delle registrazioni da tenere sotto controllo. In particolare, è necessario porre maggiore attenzione ai cartelli segnalatori e alle etichette degli erogatori di esca rodenticida che forniscono informazioni di sicurezza relativamente alle sostanze attive in uso e alle misure di soccorso/emergenze necessarie. Le planimetrie devono tenere conto anche dei dispositivi installati in maniera temporanea, anche attraverso emissioni/revisioni straordinarie.
9. Elenco dei prodotti biocidi e/o fitosanitari e dei dispositivi (trappole, attrattivi, erogatori di esca, ecc.) in uso presso il sito (o che potranno essere impiegati in caso di trattamenti). L’elenco dovrà essere affiancato dalle schede tecniche, dalle etichette e dalle MSDS dei prodotti/dispositivi, nella versione più aggiornata e conforme alla rispettiva normativa.

Gestione documentale

In considerazione della veloce evoluzione normativa, sia cogente che volontaria, sarà necessario verificare di volta in volta l’adeguatezza e la conformità della documentazione e della modulistica predisposta, ricordando che in ogni caso, tutte le richieste e i requisiti documentali di cui sopra dovrebbero essere chiaramente definiti nel contratto di servizio.
Ciò premesso, è consigliabile predisporre documenti e moduli per le registrazioni che possano accogliere le richieste di più standard (quantomeno dei più diffusi), in modo da ottimizzare anche la gestione documentale e considerando che ogni revisione necessita di un momento di formazione e addestramento a riguardo.

I fornitori di servizi di Pest Management, adottando lo standard UNI EN 16636:2015, si dotano di uno strumento importante anche per la gestione documentale di tali attività.

Tutta la documentazione può essere disponibile sia in formato cartaceo sebbene, sempre più frequentemente, si stiano diffondendo modalità di uso e distribuzione dei documenti di tipo elettronico, anche attraverso piattaforme online. In questo caso, è necessario garantire la funzionalità e l’accesso alle piattaforme in maniera costante, soprattutto per la gestione di emergenze, verifiche e ispezioni non annunciate e quant’altro richieda un riscontro immediato delle attività svolte. Pertanto, anche la qualifica del fornitore dei supporti digitali è, quindi, un passaggio fondamentale.

Francesco Fiorente
Consulente in Pest Management

Tweet

Whatsapp