In caso di richiamo, le aziende devono sapere esattamente quali prodotti hanno consegnato e a chi.
1. Fissare gli obiettivi
È consigliabile, quindi, formare un team di progetto ben assortito con diverse competenze e conoscenze operative, possibilmente composto dal personale di vari reparti. Sarebbe inoltre opportuno coinvolgere il fornitore del software per la tracciabilità già in questa fase.
2. Definire le dimensioni dei lotti
La qualità della tracciabilità dipende dalla definizione del lotto e dalle sue dimensioni. Chiaramente lotti più piccoli e omogenei consentono una tracciabilità più mirata. Con piccoli lotti, però, aumenta lo sforzo per l'acquisizione dei dati e crescono i costi. Nella definizione o delimitazione dei lotti, gli esperti raccomandano un compromesso tra la gestione del rischio aziendale da un lato e l'efficienza economica dall'altro. Una pratica spesso utile e comprovata a livello internazionale è la formazione di lotti giornalieri o lotti ancora più piccoli.
3. Scegliere il tipo di identificazione
Prerequisiti per una tracciabilità completa sono l’etichettatura e l'identificazione univoca dei prodotti interessati. Questo è possibile solo usando numeri di identificazione, codici a barre o RFID secondo gli standard GS1, numero dell'unità di spedizione SSCC e EPCIS. Nel caso ideale, le materie prime in entrata sono già contrassegnate dal fornitore: il ricevimento della merce è decisivo, infatti, per tutti gli ulteriori processi di identificazione. È qui che, supportati dalle giuste tecnologie informatiche, si gettano le basi per il trasferimento di informazioni al magazzino, alla produzione, all'imballaggio e all'etichettatura fino al picking.
4. Raccogliere i dati giusti nei luoghi giusti
Organizzare la tracciabilità diventa complicato ovunque si mescolino diversi lotti di materie prime per la produzione di un alimento. Qui vengono creati nuovi lotti, che un gestionale idoneo deve gestire e trasferire alle fasi successive di produzione e/o di confezionamento. È consigliabile avere delle postazioni IT per la raccolta dati in tutti i punti rilevanti del processo operativo (i cosiddetti Critical Control Points) al fine di raccogliere ed elaborare le informazioni online ed in tempo reale. Optare per l'utilizzo di terminali mobili o di un PC o di lettori fissi di codici a barre dipende dalle condizioni spaziali dell’azienda e dal concetto individuale di flusso di materiale: importante è che i dati vengano registrati direttamente nel processo.
5. Utilizzare i dati e creare valore aggiunto
Qualsiasi sistema di tracciabilità è valido solo se la qualità dei dati è valida. In più, la tecnologia informatica in uso deve consentire di analizzare e visualizzare questi dati in qualsiasi momento: solo così si possono organizzare e automatizzare i processi di richiamo. Grazie all’utilizzo di un gestionale è sufficiente la semplice pressione di un pulsante per adempiere all'obbligo di prova che le caratteristiche pubblicizzate di un prodotto siano state davvero rispettate; si pensi addirittura anche alle informazioni sulla quantità di emissioni di CO2 durante la produzione. L’importanza dei sistemi di tracciabilità continuerà quindi a crescere anche in futuro.
Per concludere
Ultimo ma non meno importante: i sistemi di tracciabilità offrono anche la grande opportunità di ottimizzare i processi e di trarne profitto economico. Ottimizzazione degli acquisti, informazioni aggiornate sulle giacenze di magazzino, basi di pianificazione affidabili, valutazioni e statistiche significative, calcoli esatti dei lotti sono tutti effetti positivi di una tracciabilità senza lacune.
